Hepimizin yapacak çok işi var! Hepimiz sürekli ya bir yere yetişmeye ya da yapılacaklar listemizi bitirmeye çabalıyoruz. Bazen işleri tamamlayabilirken bazen de zaman yetmiyor diye hayıflanıyoruz. Peki, nedir bu durumun arkasındaki temel neden? Problemimiz zaman yönetimi ile ilgili olabilir. Sizin için zaman yönetimi nedir ve nasıl yapılır sorularını araştırdık!
Zaman durdurulamayan, biriktirilemeyen ve boşa da harcanamayacak kadar değerli bir kavramdır. Einstein’ın izafiyet teorisini hatırlayın; zaman görelidir! Çünkü tek bir zaman diliminin önemi hepimize göre değişmektedir. Örneğin; prematüre bir bebeğin gelişimi için bir hafta çok önemliyken, bir atlet için ise bir saniyeden bile daha kısa bir süre önemli olabilir. İçinde bulunduğumuz durum ile ilişkili olarak zaman kavramı hepimiz için değişiklik göstermektedir.
Zaman yönetimi nedir?
Zamanı yönetmek elbette mümkün ve aslında çok basit; plan yaparak işe başlayın!
“Ben plan yapamıyorum!”, “Yaptığım planlara uyamıyorum çünkü hep hesapta olmayan bir şeyler çıkıyor!” ya da “Bu kadar karmaşık bir iş hayatım varken, nasıl basit bir plan ile işleri yoluna koyabilirim?” dediğinizi duyar gibiyim. Her plan modifiye edilebilir; çünkü bir plan herkese uymayabilir ya da herkes aynısını takip etmek durumunda değildir. Her birimiz, kendine özgü canlılar iken, hepimize mükemmel uyan bir plan olması zaten beklenemez. Bu yüzden en çok bilinen ve kullanılan, temel zaman yönetimi stratejilerini paylaşacağım.
Zaman yönetimi teknikleri
1. Kendinizi gözlemleyin
Bir plan yapmadan önce, daha doğrusu sizin için en uygun planı bulmak için önce kendimiz ile ilgili bazı şeyleri öğrenmemiz gerekiyor. Ne tür ortamlarda, günün hangi saatlerinde, nasıl bir motivasyon ile ya da kimlerle daha verimli çalıştığınızı gözlemleyin. Kimi kütüphanede daha verimli çalışırken kimisi için de kütüphanenin sessizliği sıkıcı olabilir. Ya da bazıları tek başına çalışmayı sever, bazıları da arkadaşlarıyla daha iyi çalışır. Bu yüzden işe başlamadan önce kendinize objektif bir liste çıkarın. Verimli çalışabileceğiniz bir çalışma ortamında, aradığınız ya da uzak durmak istediğiniz unsurlar neler olabilir? Bu listeyi temel alarak küçük planlar yapmaya başlayabilirsiniz.
2. Basit ofis kuralları
Her ofiste uygulanması çok kolay olmasa da bazı basit ama temel kurallar vardır. Çok detaya girmeden hepsini bir paragrafta özetlemeye çalışayım. Açık kapı politikasının abartılması, gereksiz ve uzun toplantılar, yetkinin paylaştırılamaması, dağınık masa, gereksiz kırtasiye işleri, telefon görüşmeleri ve “hayır” diyememe! Her biri tek tek bakıldığında çok masum görülse de, günümüzün büyük bir bölümünü kapsayan ofis hayatında bunlar birleştiğinde tam bir zaman canavarı olan kavramlardır. Bunlara dikkat etmek, yavaş yavaş farkında olmak ve elinizden geldiğince engellemeye çalışmak; zamanı yönetmenizde size yardımcı olacaktır.
3. Tablo yapın
Evet çok işimiz var! Fakat önceliklendirebiliriz; bazıları çok önemli bazıları ise çok acil. Kendinize eksenlerinin “aciliyet” ve “önem” olduğu bir kare tablo yapın. Bir sütuna “önemli ve acil” yan sütuna ise “önemli ve acil değil” yazın. Alt satıra “önemli değil ve acil” ve bir altına da “önemli değil ve acil değil” şeklinde tablonuzu oluşturun (böylelikle tablonuz 2*2 olup, toplamda 4 gözü olacaktır). İlgili kutucuklara da işlerinizi yazarak basit bir sıralama yapmış olursunuz.
4. Pomodoro tekniği
Pomodoro tekniği zamanı verimli kullanamadığını fark eden bir öğrenci tarafından keşfedilmiş. Temelde belirli bir süre çalışıp, ardından ara vermeyi kapsayan döngüsel bir çalışma sistemi. Tabi ki kendine göre bazı küçük kuralları var. Öncelikle ne yapacağınızı belirlemeniz gerekiyor. Çalışma ve dinlenme sürelerini kaçırmamak da önemli; 25 dakika çalışıp 5 dakika ara veriyoruz ve bu süreleri kesinlikle aşmıyoruz. Çalışma zamanı sadece işimize odaklanıyoruz, dinlenme zamanı ise odada küçük turlar atıyoruz, su içiyoruz, doğa manzaramız var ise zihnimizi doğa ile dinlendiriyoruz. Dört ya da beş pomodoro sonrası kendinize yarım saatlik uzun bir mola verebilirsiniz.
5. Zamanı planlamak için acele etmeyin!
Planlama yaparken dikkat etmeniz ya da göz önünde bulundurmanız gereken bir kaç nokta daha var. En basiti uygulayacağınıza inandığınız bir plan yapmalısınız; kendinize ve işinize uygun, size özgü ve hayatınızı kolaylaştıran… İşlerinizin zorluk ve kolaylık derecesi, mekan kullanımı ya da öncelik gibi konuları atlamamaya özen gösterin.
Görsel ya da işitsel zekanıza hitap eden bir çalışma şekli planlayabilirsiniz; renkli kalemler, semboller kullanabilir veya klasik müzik eşliğinde çalışabilirsiniz. Liste yapabilir, ajanda kullanabilir, küçük bir beyaz tahta edinebilir ya da masaüstünüze küçük notlar alabilirsiniz. Kendinizi ödüllendirin; yaptığınız her pomodoro için ve bitirdiğiniz her görev için!
Bu ödül bir bardak kahve de olabilir, bir takdir cümlesi de… Unutmamanız gereken fazlaca önemli bir konu daha var; sosyal yaşamınız. Mesleğimiz bizler için ne kadar önemli olsa da kaliteli bir yaşam için kendimizi kişisel ve sosyal yönden de beslememiz gerekiyor. Planlarınıza bu kısmı dahil etmeyi atlamayın.
Size uygun planı bulmak ve bunu yaşamınızın bir parçası haline getirmek, alışkanlıklarınızdan birine dönüştürmek de zaman alacak unutmayın! Olumlu zihin yapınızı hiç bozmayın ve planınıza sadık kalın!
Konu ile ilgili “daha fazla” bilgiye aşağıdaki yazılardan da ulaşabilirsiniz:
